为规范太谷校区和龙城校区各单位、各部门财务报销支出、审核行为，明确财务审批程序和权限，落实经济责任，根据国家有关法律法规和《山西农业大学经费支付审批管理办法》（农大行字【2025】2号）等校内规章制度，制定本规定。

第一章内部控制

第一条本规定适用于太谷校区和龙城校区机关会计核算中心负责核算的各单位、各部门经费支出审批业务。

第二条各单位（部门）负责人对本单位（部门）内部控制制度的建立和有效实施负责，确保内部控制制度在本单位（部门）的贯彻落实。明确各项经济业务的经办人、审批人、验收人、领用人、保管人等，确保各业务人员之间相互独立，各负其责，相互制约，并在相关单据上审核签字，承担相应的经济责任。

第三条经费支付审批坚持权利和责任相一致原则，按照规定行使应有的审批权，承担相应的经济责任。经费支付审批权限依据《山西农业大学经费支付审批管理办法》执行。报销中如果报销人、经办人、领款人、出差人、借款人为单位（部门）项目负责人本人时，根据制度第六条“经费支付审批遵循回避制度”，还须报单位（部门）其他领导审批；报销中如果报销人、经办人、领款人、出差人、借款人为项目负责人本人时，还须报单位（部门）领导审批。

第四条各单位（部门）负责人对本单位（部门）使用公用经费、教学经费、行政经费、后勤经费、校内专项等支出的合规性、合理性、真实性和相关性负直接责任。项目负责人是科研项目资金使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性负直接责任。

其他相关人员签字根据本单位（部门）内控要求办理。所有签字均由本人签字确认，不得代签。经办人需要在原始发票右下角签字。

第五条科研项目绩效支出、管理费计提、横向科研项目结余资金分配、科技成果转化奖励由归口管理部门审核。

转拨给学校所属单位的科研、推广等项目经费，由归口管理部门提出申请，提供文件或任务书并审批后，还须分管校领导、分管财务的校领导审批，转拨金额100万元（含100万元）以上的还须校长审批。

第六条各单位（部门）应在本单位（部门）支出预算总额范围内申请费用报销支付，没有预算或超预算的，均不得申请开支。预算总额内各经济科目可以调剂使用，需要调剂经济科目的由各单位提出调剂申请，报财务资产部按省财政厅相关规定统一申请调剂后执行。

第二章票据审核

第七条发生经济业务时应向供货方索取相应税务部门或财政部门监制的发票或收据等凭据。支付补偿款等特殊业务按规定提供票据。货物采购名称要开具具体货物品名，或附税务系统开具的货物清单。

第八条市内交通费遵循一事一报原则，滴滴等平台打车与出租车费用要取得正式发票据实报销。

第九条开展科研项目（含社科类等项目，下同）时，在涉及社会调查、访谈等过程中支付给调查、访谈对象个人的数据采集费，直接面向个人或偏远地区获得的样本采集费和从个人手中获得的购买农副产品等特殊材料支付的材料费，确实无法取得发票的，按照“按需开支、据实报销”的原则，由收取人说明收取款项情况，签名并写明联系方式、身份证号、居住地址等信息，有关当事人、科研项目负责人书面说明，经单位（部门）负责人审批，可凭据报销。

第十条对于分割单据的业务，分割单须由原始单据保存单位出具费用分割说明情况，并附原始单据复印件及加盖该单位财务专用章或单位公章，经单位（部门）负责人签字同意，方能作为支出票据。

第十一条原始票据因故丢失、损毁的，应区分不同类别处理：一是因公出差的交通票据丢失、损毁的，具有可证明乘坐过相应交通工具且价格可以取得的，由本人出具书面说明，经单位（部门）负责人或主持人、财务负责人签字同意，方可作为支出票据；不能取得足够证明乘坐过相应交通工具和价格的，不能作为支出票据。二是购买商品或服务的发票丢失、损毁的，可由出据单位开具证明，并附原始单据存根复印件及加盖该单位发票专用章，经单位（部门）负责人、财务负责人签字同意，方能作为支出票据。

第十二条经济业务发生后要及时报销，一般情况下，报销单据在业务完成1个月内到财务报销，最晚不得超过3个月。从发票开具日至报销当日时间间隔（年对年、月对月、日对日）一年以上的票据不得报销。

第三章报销资料要求

第十三条报销资料附件按山西农业大学财务资产部服务手册要求提供。

1、设备购置费

设备购置费指购置按财务会计制度纳入固定资产核算范围的专用设备、通用设备、家具、用具、装具等支出。购置设备执行《山西农业大学招标采购管理办法》管理规定，报销时应按照要求提供相应的政府采购手续和中标书、采购合同、固定资产验收单（参考附件1-1）、固定资产增加单、资产登记手续；进口设备还须提供代理协议、海关报关单、银行水单、外文发票及翻译件（翻译件需翻译人、单位负责人签字并加盖公章）、购货清单等手续。

无形资产的购置报销同设备购置费，附无形资产验收单（参考附件1-2）

使用科研项目经费单次购买1万元以下的计算机、打印机、照相机、打印纸可选择便利于科研活动的采购方式办理。

2、基建工程（含维修、维护）和设备维修维护支出，报销时应提供中标通知书、合同、工程决算、工程验收报告、审计报告、政府采购手续、资产登记手续等。基建修缮、维修工程完工报销还需提供基建（修缮）工程竣工验收记录（参考附件2-1），房屋及构筑物、基础设施（设备）改建、扩建、大型修缮被替换部分价值认定表（参考附件2-2），设备维修维护费支出附设备维修验收记录（参考附件2-3）。

3、采购办公用品、低值易耗品、试剂、耗材、劳保用品、图书资料、维修材料、科研专用材料等，报销时一般应附发票、合同，办公用品、材料等验收单（参考附件3）和办公用品、材料等领用单（参考附件4），对于使用单位（部门）经费购买的办公用品报销时可不附领用单，但各单位（部门）也应参考附件4填制领用单自行留存备查。单次金额在1万元（含）以上的物资采购应签订采购合同。根据《山西农业大学招标采购管理办法》规定，一次性采购5万元（含）以上50万元（不含）以下的材料应附招标采购手续。一次性采购50万元（含）以上的按政府采购相关规定办理。

科研项目为开展研究采购猪、牛、羊等消耗性生物资产，视同其他科研材料使用。为育种繁殖采购猪、牛、羊等生产性生物资产根据政府会计准则相关规定财务会计应计入固定资产。所有生产性生物资产应做好台账等辅助记录管理，处置时应及时回收处置收入，按规定进行财务核算。

对试验、示范、推广基地补贴的种子、化肥等农资实物，需附试验补贴农资发放明细表或须取得对方收货凭据和详细的发放信息，信息内容包括村委会或合作社名称、人员姓名、联系电话、试验示范面积、发放品名、数量、领用人签字。项目相关人员要在发放表上签字确认（参考附件5）。

4、委托业务费。报销测试化验加工费需提供委托合同和结算清单，测试化验报告由各项目组自行保管备查。如在单位内部进行化验测试，应建立健全内部委托和费用结算手续。

委托加工、合作试验等无论金额大小都要签订合同后方可开展业务，提交报销手续。

拨付科研国内协作费应附项目合同书及合作协议，合同书预算中要明确有国内协作费预算，协作单位与合同书一致。

5、差旅费。工作人员临时到常驻地以外地区公务出差产生的差旅费执行《山西农业大学差旅费管理办法》（农大党字【2021】1号）规定。报销时附出差审批单，列明所有出差人员姓名、目的地、出差事由、乘坐的交通工具等信息，出差事由明确，严禁无实质内容的学习交流和考察调研。项目组学生等按其他人员标准报销差旅费；外出参加培训、会议（不含参加国际会议的差旅费用），应同时附邀请函原件或复印件。

科研出差人员应为本项目组成员,出差人员到农村、试验基地开展调研、试验、示范、野外实习等难以取得住宿费发票的，在确保真实性的前提下，由出差人员说明实际情况并经项目负责人或单位（部门）负责人批准，可以据实报销城市间交通费，并按规定发放伙食补助费和市内交通费（参考附件6-1）。

科研项目人员使用项目资金出差自驾车辆或搭乘合作单位车辆未产生城市间交通费，在确保真实性的前提下，由出差人员写明实际情况并经项目负责人或单位（部门）负责人批准，可按规定领取伙食补助费（参考附件6-1、6-2）。

出差租用车辆的，应选择本单位中标公司提供车辆，按合同标准凭发票和结算单据实报销车辆租用费。公务出差租用车辆的，严格执行山西省财政厅《省直部门公务用车租赁费支出标准》（晋财行【2020】60号）规定。

6、国际交流合作费。因公出国交流参加国际会议或其他临时出国出境业务执行《山西农业大学因公临时出国（境）经费管理办法》（农大行字【2021】5号），报销国际合作交流费用的开支填报出国（境）报销单（参考附件7），附出国报批《审批意见表》、邀请函、出国行程表、护照首页及签证复印件等凭据。外文票据等资料应附中文翻译件（翻译人、单位负责人或项目负责人签字、加盖公章）

7、会议费。校内各部门、各单位及项目课题组举办（含主办、承办、联合举办）的线下、线上各类会议、论坛产生的费用，报销时要附召开山西农业大学会议费审批及支出预算表（参考附件9-1）、会议通知、实际参会人员签到表、山西农业大学会议费支出决算表（参考附件9-2）、会议相关的原始票据及结算清单等资料，所有费用一并申报，分别填制日常经费报销单和酬金报销单（涉及专家费等）。会议费开支标准执行《山西农业大学会议费管理办法（试行）》（农大行字【2024】11号）

8、培训费。校内各部门、各单位在境内举办的各类培训产生的费用，报销时要附召开山西农业大学培训费审批及支出预算表（参考附件10-1）、培训通知、实际参训人员签到表、山西农业大学培训费支出决算表（参考附件10-2）、培训相关的原始票据及结算清单等资料，所有费用一并申报，分别填制日常经费报销单和酬金报销单（涉及专家费等）。培训费开支标准执行《山西农业大学培训费管理办法（试行）》（农大行字【2024】11号）

9、印刷、出版、文献、资料费。论文审稿费、版面费报销须附出版社缴费通知，境外论文版面费报销需提供录用通知、发票及其翻译件（翻译件需翻译人、项目负责人签字并加盖公章）、汇款凭据及当日人民币汇率；宣传资料印刷费用的列支，需附印制资料的照片复印件以及资料使用清单，单次金额在1万元（含）以上的应附合同；项目宣传牌制作费报销须附所制作宣传牌的照片复印件、合同；专利申请费、文献检索费等的列支要提供合同或缴费通知；专著出版等大额支出应附相关合同。属于政府采购范围的印刷费应按山西省政府采购相关规定提前办理政府采购手续。

10、劳务费。劳务费是指支付给外单位和个人的劳务费用，如临时聘用人员工资及社保费用、科研助理补助、学生津贴、稿费、专家评审费、咨询费等劳务费用。临时聘用人员工资及社保费用、科研助理补助、学生津贴报销时须附发放说明。科研用工（劳务派遣、田间用工等）劳务费报销要提供具体用工安排表，包括用工具体日期、试验地块位置、工作内容、安排工作人员签字，项目组汇总田间用工费用并提供雇工银行卡号、所在地信息、联系方式等，开具正式的劳务费发票据实报销（参考附件11-1、11-2）。项目组成员劳务费发放由项目承担单位审批，并进行公示，报销时附公示证明材料。劳务费原则上通过银行转账方式支付。

长期聘用专家的要附聘用合同、合同中要提供咨询专家的身份证复印件、工作单位、联系方式、职称职务、研究领域、咨询时间、咨询内容、咨询费用等信息，凭正式发票报销。

临时聘用专家支付咨询费、评审费、讲学费等，可造表发放，列明专家姓名、身份证号码、工作单位、联系方式、职称职务、研究领域、咨询时间、咨询内容、咨询方式、咨询费及银行开户信息。报销时要附培训签到表或咨询建议。专家咨询费标准执行《山西农业大学专家评审、讲学、咨询费发放管理办法（试行）》相关规定。（参考附件12-1、12-2、12-3、12-4）

11、图书资料费。购买图书、期刊、地图资料、缩微资料、音像资料，执行《山西农业大学固定资产使用管理办法》（农大党字【2023】17号）的规定。

各单位（部门）、科研项目购买用于培训、学习等的书籍，不论单价或批量金额大小均为学习资料，按照相关会计制度列支，不作为图书资产管理。报销时参考第13条、第3款规定附办公用品、材料等验收单（参考附件3）、办公用品、材料等领用单（参考附件4）及发票等相关票据。

12、公务接待费。公务接待严格执行《山西农业大学公务接待管理办法（试行）》（农大行字【2025】16号），报销时提供《山西农业大学（省农科院）公务接待审批清单》（参考附件8）、公务凭证（公函、传真文书、上级文件等，因工作需要邀请接待对象来校开展必要的公务活动，须附包括活动内容、行程和人员等要素且加盖公章的邀请函。）和财务票据（住宿发票及清单、用餐发票及菜单等）。外宾接待标准参照《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》执行。

13、租赁费。发生租赁业务的要签订合同，合同明确租赁标的物的品名、规格型号、数量、租赁单价、时间、费用等信息。报销时要提供发票、合同，租赁设备作业的要附作业验收单（参考附件13）。

第十四条其他规定：

（1）科研项目开展业务签订合同内容应完整规范，标题明确，合同双方权利义务、合同标的物的规格、数量、单价、合同金额、付款方式、付款时间、合同签订时间要明确，合同中涉及到（科研）副产品的要明确产品的归属，并办理保管入库手续。报销附件应为合同原件。

（2）发放科研项目绩效执行《山西农业大学科研经费管理办法》文件规定，由各单位（部门）对项目完成情况进行考核并公示，填报科研项目绩效支出申请表（参考附件14），经所在单位、科研管理部门审核后报销。

（3）横向科研项目结余资金分配执行《山西农业大学横向科研项目和经费管理办法》（农大行字【2022】40号），项目结题后项目负责人所在单位及时向科研管理部提交《山西农业大学横向科研项目结余资金分配表》进行审核，待20%、10%转入所在单位、学校科技发展基金后，再发放项目组成员的科研绩效。

（4）科技成果转化奖励执行《山西农业大学科技成果转化管理办法》（试行）（农大党字【2022】74号），由社会服务部审核后分配发放。

第四章支付控制

第十五条严格执行国家有关资金支付方式的管理规定。大型设备、大宗商品和服务业务采购应通过转账、汇款结算；会议费、差旅费、小额物资和服务业务采购，使用公务卡结算；专家讲座费、评审费、咨询费等劳务费用，应提供劳务人员的身份证号、银行卡号和手机号，并通过银行转账支付结算。

第十六条费用结算原则上采用非现金方式支付。网上采购的业务，报销时要提供订单截图或已支付记录。

第十七条在野外等不具备刷卡条件的地方开展工作中发生的业务支出，由经办人说明相关情况并经项目主持人或单位负责人审批后可不使用公务卡结算。项目临聘人员、学生等不具备公务卡申请条件的人员因执行项目任务产生的差旅费等费用，经项目负责人和财务部门同意后，可不使用公务卡结算，但原则上不得使用现金（参考附件15）。

第五章其他

第十八条会计人员应根据国家会计法律法规和制度，对支出业务进行会计审核。会计审核的内容主要有：

1、原始票据是否合法，填写是否合规；票据发生涂改、关键字符丢失、机打票据无法辨认的均视为废票，

2、报销单据填写是否规范，附件是否齐全，手续是否完备，计算是否正确；

3、报销的事项是否符合国家法规和预算要求；

4、使用现金是否符合现金使用规定；

5、款项划转是否与出票人、合同协议一致；

6、合同（协议）过于简单、主要内容缺失或对主要事情表述不清的视为无效合同（协议），均不能作为报账凭证或报销依据。

7、除审核外还要进行会计稽核，对每项经济业务进行稽查核实。

8、会计人员对不合法、不合规、手续不全、私涂乱改，违反国家有关规定和预算要求等，拒绝报销付款；对稽核有问题的，退回当事人，并要求当事人予以更正。

第十九条因业务需要，从单位帐户暂时借用的款项要确保资金来源，经相关人员签字批准后借出。借款人要及时冲销归还借款。原则上当年12月份不办理借款业务。

第二十条所有报销单、附表等均打印在A4纸上，其他零星的小于A4纸的报销票据应靠左侧依次整齐粘贴于报销粘贴单，保证粘贴均匀、平整，牢固，便于翻看。A4纸张的单据不需要粘贴。

第二十一条本规定从发布之日起执行。

财务资产部        

2024年12月30日