教职工办事指南

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财务报销

2015年09月21日 03:25  点击:[]

一、报销时间

周一至周四正常报账,下午提前1小时停止报账,进行当日对账结账工作,周五上午正常报账,下午不报账,进行业务学习和内务整理工作,月结、年结不报账,假期报账时间见“通知公告”。

二、报销单分类

报销单有四种:领款单用于发放劳务补助,报销凭证用于购买商品服务等支出,差旅报销用于因公出差、参会、参加培训和学生实习,借款单用于借款。

请登录计财处网站的“远程报账”系统进行网上填报,具体操作请查看“远程报账系统使用说明”。*注意:遇到差旅费报销单提交不了的时候,多数情况为浏览器的问题。请使用IE或360浏览器,均选择兼容模式,如下图。

 

 

 

 

三、填制领款单注意事项

1. 领款人为校内职工时,办理人员只需要输入姓名首字母选择领款人,系统会自动提取该领款人的个人账户信息,且不能更改。

2. 领款人为学生、临时工和校外人员时,须录入领款人的身份证号和银行卡号信息,强调:某领款人账户信息非本地工行卡时,需将该领款人单独填报,并手工备注“汇款”和“开户行名称”和“行号”。

3. 离退休人员和学生补助不计税,经学校批准的临时工按月工资薪金计税,3500元(免征额)以上开始计税,其他类人员按劳务报酬计税,800元(免征额)以上开始计税。填制领款单时,发放金额在免征额以内时请不要选择“税后”框。一个月内报销某职工多笔劳务费时,个税会累计,请避免反复填报。

4. 工行邮箱: wangjm_jz@sx.icbc.com.cn

5. 复制领款单成电子表格方法:填制领款单时,“提交”按键的右侧有“导出excel”键,点击即可将填制的人员领款信息保存为电子表格。

四、填制报销单注意事项

1. 教学、科研支出的材料费用(药品、实验耗材等低值易耗品)报销科目为“专用材料费”。

2. “购置费”有

3. “其他商品和服务支出”有

4. “租赁费”指租赁房屋、专用通讯网及其他设备等方面的费用,但不含租车费、会议培训产生的租赁场所费。

5. 维修维护费包括:设备维修(设备维修、软件售后服务),房屋维修(漏水修补、粉刷房子等),室外工程维修(道路、围墙、排水等),实验室改造维修,其他设施维修(房子配套设施如水电暖等维修)。

6. 发票开具注意事项:发票头为“山西农业大学”;正规的发票上面须要有两个章:“全国统一发票监制章”和商户的“发票专用章”或“财务专用章”。

五、政府采购 

按照《山西省政府集中采购目录及采购限额标准》进行政采,只要是在政采目录内有的不论金额大小都要进行政采备案,目录内没有的,单项或批量采购在10万元以上的(含10万元)要政采备案,10万元以下的直接采购。

政采程序:提出申请(填表)——>财务处审批(资金渠道)——>报设备处进行采购备案——>进行采购(根据备案的采购方式)——>供货验收入固定资产——>报销。

政采报销材料:发票、政采备案表、合同、固定资产登记表、招投标表或询价表、固定资产验收表,如果属于工程项目需要提供经审计处审计后的工程预(结)算书,如是进口设备需要提供代理协议,报关单,购货明细表,水单。时间先后顺序不能矛盾。

六、填制差旅单注意事项

1. 必须有“公务出差审批单”并审批签字。

2. 乘坐交通工具等级、住宿和伙食补助标准填写时系统有提示。

3. 缴纳会议费或培训费的,会议或培训期间没有伙食和市内交通补助,来回路途有补助。

4. 租车须七座以上(含七座)并有正规租车协议和租车发票。

5.  学生没有市内交通补助,伙食补助可为教工的三分之一。

七、填制借款单注意事项

1. 借款原则上为前账不清,后账不借,及时冲销。

2. 借款人限于本校在职职工,输入借款人项时请输入姓名的拼音首字母或工号并在弹出信息中选择,这样可对借款人进行身份确认,如没有选择直接输入借款人姓名,会导致借款人和所在部门系统无法识别而提交不了借款单。

3. 借款一般不支付现金借款,需要直接转账到商户。

八、签字审批

报销签字:领款单要有经办人和领款人的签字,报销单要有经办人和验收人的签字,差旅单要有经办人的签字,借款单要有借款人的签字。另,各单位审批领导和项目负责人在审定的经济业务的原始票据上签字,对支出业务的真实性、合法性及财产的完整性负责。

报销审批:

(一)一般情况下:

1区:必填项,①单位经费支出要有单位负责签字;②科研经费支出要有项目负责人和所在院部的分管科研领导审批签字。

2区:①科研项目时,单笔支出金额在5万以上(含5万)或者报销通讯费,须科技处处领导审批签字;②特殊情况(如丢失票据,现金借款等),须计财处处领导审批。

3区:①使用单位经费时,该报销单的支出金额在5—10万,由分管校领导自愿审批签字;②使用校长机动或单位经费支出金额10万以上,加校长审批签字;③科研经费10万以上加分管校领导审批签字;④维修专项经费支出须分管校领导审批签字。

(二)特殊情况:①出国经费外事处处长审批签字; ②工程需审计处审计并附工程预(结)算书。

九、汇款时如遇到银行信息不在可选择的范围时,请按如下步骤操作

 

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